Protokół odbioru zastępczego

Protokół odbioru zastępczego – co zrobić, gdy druga strona odmawia odbioru robót?

Brak podpisanego protokołu odbioru może stanowić poważną przeszkodę w rozliczeniu umowy o dzieło lub umowy o roboty budowlane. Szczególnie wtedy, gdy strony uzależniły wystawienie faktury albo zapłatę wynagrodzenia od podpisania takiego dokumentu.

Problem może dotyczyć zarówno wykonawcy, któremu zamawiający odmawia odbioru wykonanych prac, jak i zamawiającego, który nie może doprowadzić do przeprowadzenia czynności odbiorowych z udziałem wykonawcy.

Nie oznacza to jednak, że strona zainteresowana udokumentowaniem wykonanych robót pozostaje bez możliwości działania. Kluczowe znaczenie mają przyczyny odmowy odbioru, rzeczywisty stan wykonanych prac oraz postanowienia umowy.

Odbiór zastępczy, jednostronny protokół czy inwentaryzacja robót?

W praktyce określenie „odbiór zastępczy” bywa używane w odniesieniu do czynności przeprowadzanych bez współdziałania jednej ze stron umowy. Nie jest to jednak odrębna, jednolicie uregulowana w Kodeksie cywilnym instytucja prawna.

Należy przy tym rozróżnić trzy sytuacje:

  • Odbiór z udziałem obu stron – strony uczestniczą w czynnościach odbiorowych, nawet jeżeli nie są zgodne co do jakości prac lub jedna z nich odmawia podpisania protokołu.

  • Jednostronne czynności odbiorowe – jedna ze stron dokumentuje stan robót wobec niestawiennictwa lub odmowy współdziałania drugiej strony.

  • Inwentaryzacja stanu robót – dokumentacja zakresu, stopnia zaawansowania i jakości wykonanych prac, która nie musi oznaczać dokonania odbioru w znaczeniu prawnym.

Rozróżnienie to jest istotne, ponieważ samo sporządzenie dokumentu zatytułowanego „protokół odbioru zastępczego” nie przesądza jeszcze, że doszło do skutecznego odbioru robót.

Czy planowany odbiór jednostronny może stać się odbiorem dwustronnym?

O tym, czy czynności odbiorowe będą miały charakter jednostronny, nie należy przesądzać już na etapie ich organizowania.

Strona zgłaszająca gotowość do odbioru powinna zawiadomić drugą stronę o terminie i miejscu czynności, umożliwiając jej udział. Dotyczy to również sytuacji, w której dotychczasowe zachowanie kontrahenta wskazuje, że prawdopodobnie nie przystąpi on do odbioru.

Jeżeli druga strona stawi się w wyznaczonym terminie, czynności mogą zostać przeprowadzone z udziałem obu stron. Nie ma wówczas podstaw, aby wyłącznie ze względu na wcześniejsze przewidywania określać je jako odbiór jednostronny czy zastępczy.

Jeżeli natomiast druga strona nie stawi się albo odmówi współdziałania, możliwe jest jednostronne udokumentowanie przebiegu czynności i stanu robót, z zastrzeżeniem że skutki prawne takiego działania zależą od okoliczności sprawy.

Dlatego organizując czynności odbiorowe, należy przygotować się na oba warianty ich przebiegu. Dotyczy to również protokołu, który powinien umożliwiać odnotowanie zarówno wspólnych ustaleń stron, jak i czynności przeprowadzonych bez udziału jednej z nich.

Sama obecność obu stron nie oznacza przy tym, że odbiór został skutecznie dokonany. Strony mogą bowiem różnić się w ocenie zakresu i jakości prac, a jedna z nich może odmówić ich przyjęcia lub podpisania protokołu. Takie okoliczności również powinny zostać w nim dokładnie odnotowane.

Kiedy zamawiający może odmówić odbioru?

Zgodnie z art. 643 Kodeksu cywilnego zamawiający obowiązany jest odebrać dzieło, które wykonawca wydaje mu zgodnie ze swoim zobowiązaniem.

W przypadku robót budowlanych obowiązek odbioru wykonanego obiektu wynika z art. 647 k.c., natomiast art. 654 k.c. reguluje, w braku odmiennego postanowienia umowy, odbiory częściowe robót.

W orzecznictwie utrwalony jest pogląd, że nie każda wada uzasadnia odmowę odbioru. Należy odróżnić:

  • Wady istotne, które czynią przedmiot umowy niezdatnym do umówionego użytku lub powodują jego wyraźną niezgodność z umową. Mogą one uzasadniać odmowę odbioru.

  • Wady nieistotne, które nie przekreślają wykonania zobowiązania, choć mogą stanowić podstawę roszczeń zamawiającego związanych z nienależytą jakością prac.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z 7 marca 2013 r., II CSK 476/12, oraz wyroku Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 12 stycznia 2024 r., I AGa 98/23.

W praktyce oznacza to, że inwestor nie powinien uzależniać odbioru robót od usunięcia każdej, nawet drobnej usterki. Może natomiast wskazać stwierdzone wady w protokole i dochodzić odpowiednich uprawnień.

Co zrobić, gdy zamawiający uchyla się od odbioru?

Zdarza się, że prace zostały zakończone, a zamawiający nie zgłasza konkretnych zastrzeżeń, lecz nie przystępuje do odbioru. Wykonawca słyszy wówczas, że bez podpisanego protokołu nie może wystawić faktury ani żądać zapłaty.

W takiej sytuacji warto przede wszystkim:

  1. Zgłosić zakończenie prac i gotowość do odbioru w sposób umożliwiający wykazanie treści oraz doręczenia zawiadomienia.

  2. Wyznaczyć zamawiającemu odpowiedni termin i miejsce przeprowadzenia czynności odbiorowych.

  3. Zachować korespondencję, dokumentację wykonanych prac oraz dowody zawiadomienia.

  4. Przygotować się zarówno do odbioru z udziałem zamawiającego, jak i do jednostronnego udokumentowania robót, jeżeli zamawiający nie stawi się lub odmówi współdziałania.

  5. Udokumentować rzeczywisty przebieg czynności, w tym ewentualne niestawiennictwo, odmowę odbioru lub odmowę podpisania protokołu.

  6. Zabezpieczyć dodatkowe dowody, np. fotografie, nagrania, dokumentację techniczną lub zeznania osób obecnych przy czynnościach.

Dokumentacja powinna przedstawiać rzeczywisty stan robót, także wtedy, gdy ujawniono usterki lub prace wymagające uzupełnienia.

Pierwszy przykład z praktyki Kancelarii EFEKT – zamawiający odmawia odbioru

Swego czasu zgłosił się do mnie wykonawca, który zakończył umówione prace, jednak przez kilka miesięcy nie mógł doprowadzić do ich formalnego odbioru.

Zamawiający początkowo tłumaczył swoją nieobecność wyjazdami i brakiem czasu. Nie zgłaszał przy tym konkretnych zastrzeżeń do wykonanych prac. Kiedy nadszedł termin rozliczenia, przestał odpowiadać na próby kontaktu.

Problem był szczególnie dotkliwy, ponieważ zgodnie z umową wystawienie faktury miało być poprzedzone odbiorem prac. Wykonawca znalazł się więc w sytuacji, w której zamawiający poprzez własną bezczynność próbował uniemożliwić mu dochodzenie należnego wynagrodzenia.

Rozpoczęliśmy od formalnego wezwania zamawiającego do odbioru prac. Ponieważ wezwanie zostało prawidłowo doręczone, lecz pozostało bez odpowiedzi, przeprowadzono czynności dokumentujące stan wykonanych prac w obecności świadków i sporządzono protokół odbioru zastępczego.

Następnie wykonawca wystawił fakturę, a sprawa trafiła na drogę sądową.

Po przeprowadzeniu postępowania mój mocodawca odzyskał całe należne mu wynagrodzenie, mimo że przeciwnik procesowy konsekwentnie kwestionował skuteczność odbioru przeprowadzonego bez jego udziału.

Przykład ten pokazuje, że odmowa współdziałania ze strony zamawiającego nie musi pozbawiać wykonawcy ochrony prawnej.

Co zrobić, gdy wykonawca uchyla się od odbioru?

Zdarza się również sytuacja odwrotna – wykonawca nie przystępuje do czynności odbiorowych, mimo że zamawiający chce ustalić zakres wykonanych prac, ich jakość oraz ewentualne wady i usterki. Problem jest szczególnie istotny w przypadku przerwanego remontu, porzucenia prac przez wykonawcę lub sporu dotyczącego sposobu ich wykonania.

W takiej sytuacji zamawiający powinien przede wszystkim:

  1. Wezwać wykonawcę do udziału w czynnościach odbiorowych lub inwentaryzacyjnych, wskazując ich termin, miejsce i cel, oraz zachować dowód doręczenia wezwania.

  2. Przygotować się na udział wykonawcy w czynnościach, nawet jeżeli wcześniej odmawiał współdziałania.

  3. Udokumentować rzeczywiste zachowanie wykonawcy, w tym jego niestawiennictwo, odmowę udziału w czynnościach lub odmowę podpisania protokołu.

  4. Sporządzić protokół dokumentujący stan robót, wskazując zakres prac wykonanych, niewykonanych oraz stwierdzone wady i usterki.

  5. Wykonać szczegółową dokumentację fotograficzną lub filmową, zwłaszcza elementów, które mogą zostać zakryte lub usunięte podczas dalszych prac.

  6. Rozważyć zlecenie niezależnemu rzeczoznawcy inwentaryzacji wykonanych robót, obejmującej ich zakres, stan techniczny oraz stwierdzone nieprawidłowości.

  7. Zabezpieczyć dokumentację przed rozpoczęciem prac naprawczych, a w uzasadnionych przypadkach rozważyć złożenie wniosku o sądowe zabezpieczenie dowodu na podstawie art. 310 i nast. k.p.c.

Szczególne znaczenie ma odpowiednie udokumentowanie stanu robót przed powierzeniem ich dokończenia lub naprawy innemu wykonawcy. Późniejsze prace mogą bowiem doprowadzić do usunięcia albo zakrycia wad, co utrudni lub uniemożliwi ich bezpośrednie zbadanie przez biegłego sądowego.

Nie należy jednak utożsamiać jednostronnej inwentaryzacji z odbiorem robót w znaczeniu prawnym. Jej podstawowym celem jest utrwalenie rzeczywistego stanu prac i zabezpieczenie materiału dowodowego na potrzeby ewentualnego sporu.

Warto również pamiętać, że prywatna opinia rzeczoznawcy nie zastępuje co do zasady opinii biegłego powołanego przez sąd. Może jednak stanowić istotny materiał dokumentacyjny, szczególnie gdy pierwotny stan robót nie jest już możliwy do odtworzenia.

Drugi przykład z praktyki Kancelarii EFEKT – gdy wykonawca nie przystępuje do odbioru

Z takim przypadkiem spotkałem się w jednej z niedawno prowadzonych spraw sądowych dotyczących prac remontowych w mieszkaniu.

Wykonawca nie przystąpił do odbioru, wobec czego zamawiający zdecydował się zlecić rzeczoznawcy sporządzenie prywatnej opinii dokumentującej stan wykonanych robót.

W późniejszym postępowaniu sądowym dokument ten został potraktowany przez sąd jako inwentaryzacja wykonanych prac, pozwalająca odtworzyć ich zakres i stan na określony moment.

Rozwiązanie to miało szczególne znaczenie ze względu na charakter robót. W przypadku remontu mieszkania zamawiający nie może przecież w nieskończoność wstrzymywać dalszych prac i pozostawiać lokalu w stanie uniemożliwiającym normalne korzystanie z niego wyłącznie po to, aby zachować materiał dowodowy na potrzeby przyszłego procesu.

Nierzadko konieczne jest powierzenie prac naprawczych lub dokończenia remontu innej ekipie. Wówczas część wad, niedoróbek i nieprawidłowo wykonanych elementów zostaje zakryta albo usunięta, a późniejsze bezpośrednie zbadanie pierwotnego stanu robót staje się niemożliwe.

Dlatego prywatna opinia rzeczoznawcy, sporządzona przed rozpoczęciem prac naprawczych, może pełnić niezwykle istotną funkcję dokumentacyjną i dowodową.

Należy jednak rozróżnić dwa zagadnienia. Prywatna opinia nie zastępuje automatycznie dowodu z opinii biegłego sądowego w zakresie wiadomości specjalnych. Może natomiast dokumentować stan robót istniejący w chwili oględzin, a jej treść, fotografie, pomiary i pozostałe załączniki mogą stanowić materiał podlegający ocenie sądu wraz z innymi dowodami.

Wniosek praktyczny: jeżeli wykonawca odmawia udziału w odbiorze, a zamawiający musi kontynuować remont lub zlecić poprawki innemu podmiotowi, warto przed rozpoczęciem tych prac szczegółowo udokumentować stan zastany. W zależności od okoliczności może temu służyć protokół jednostronny, dokumentacja fotograficzna, inwentaryzacja rzeczoznawcy, a w uzasadnionych przypadkach także sądowe zabezpieczenie dowodu.

Jaką wartość ma jednostronny protokół odbioru?

Protokół sporządzony bez udziału drugiej strony może być istotnym dowodem w postępowaniu sądowym. Pozwala udokumentować datę i miejsce czynności, zakres przedstawionych do odbioru prac, ich stan oraz zachowanie stron.

Nie oznacza to jednak, że samo sporządzenie protokołu przesądza o prawidłowym wykonaniu umowy albo automatycznie powoduje wymagalność wynagrodzenia.

Jego znaczenie należy oceniać łącznie z pozostałymi dowodami, w szczególności umową, korespondencją, dokumentacją techniczną, zdjęciami oraz zeznaniami świadków.

Co istotne, odbiór może wynikać również z zachowania zamawiającego, nawet jeśli nie sporządzono formalnego protokołu. Przykładowo znaczenie mogą mieć rozpoczęcie korzystania z wykonanego dzieła, dokonanie rozliczeń lub zlecenie prac poprawkowych innemu podmiotowi. Okoliczności te wymagają jednak każdorazowo indywidualnej oceny.

Ostatecznie decydujące znaczenie ma ustalenie, czy wykonawca rzeczywiście spełnił swoje świadczenie oraz czy odmowa odbioru była uzasadniona.

Czy w protokole odbioru można zgłosić żądanie naprawy lub wymiany?

Protokół odbioru może służyć nie tylko udokumentowaniu zakresu i stanu wykonanych prac, lecz również zgłoszeniu wad oraz określeniu żądań zamawiającego związanych z ich usunięciem.

W zależności od rodzaju umowy, charakteru stwierdzonych wad i podstawy odpowiedzialności wykonawcy zamawiający może w szczególności domagać się usunięcia wad, a w odpowiednich przypadkach także wykonania przedmiotu umowy na nowo, wymiany wadliwego elementu, obniżenia wynagrodzenia lub skorzystać z innych przewidzianych prawem uprawnień.

Podstawą takich żądań mogą być postanowienia umowy, przepisy o rękojmi, w tym art. 638 k.c. w związku z odpowiednio stosowanymi przepisami o rękojmi przy sprzedaży, a w przypadku robót budowlanych również art. 656 § 1 k.c. Nie można jednak zakładać, że każde z wymienionych uprawnień przysługuje w każdej sytuacji.

W protokole można odnotować stwierdzone wady, żądania zamawiającego oraz stanowisko wykonawcy. Jeżeli strony uzgodnią sposób naprawy lub wymiany wadliwych elementów i termin wykonania tych czynności, warto utrwalić takie porozumienie w odrębnej części dokumentu.

Należy jednak wyraźnie odróżnić jednostronne żądanie zamawiającego od dwustronnego uzgodnienia sposobu usunięcia wad. Samo wpisanie żądania do protokołu nie oznacza jego uznania przez wykonawcę. Jeżeli protokół sporządzono jednostronnie, należy również zadbać o wykazanie, że zawarte w nim żądanie zostało wykonawcy zakomunikowane.

Z kolei uzgodnienia dotyczące naprawy lub wymiany powinny być sformułowane w sposób jednoznaczny, najlepiej z określeniem zakresu prac, sposobu ich wykonania i terminu.

Jak prawidłowo sporządzić protokół czynności odbiorowych lub inwentaryzacji robót?

Dokument powinien przede wszystkim umożliwiać odtworzenie przebiegu czynności i identyfikację przedstawionych do odbioru prac.

Warto wskazać w nim:

  • strony umowy oraz jej przedmiot;

  • datę zakończenia prac i zgłoszenia gotowości do odbioru;

  • sposób i datę zawiadomienia drugiej strony;

  • termin i miejsce czynności odbiorowych;

  • charakter faktycznie przeprowadzonych czynności, ustalony na podstawie ich przebiegu;

  • osoby obecne oraz informację o niestawiennictwie, odmowie odbioru lub odmowie podpisania protokołu;

  • zakres i stan wykonanych robót, w tym ujawnione wady lub prace niezakończone;

  • dokumenty, zdjęcia i inne załączniki;

  • podpisy osób uczestniczących w czynnościach.

Szczególnie ważne jest zachowanie dowodu zawiadomienia drugiej strony o planowanych czynnościach. W razie sporu może on mieć istotne znaczenie dla oceny wiarygodności całej dokumentacji.

Jeżeli protokół sporządzany jest z udziałem obu stron, może również zawierać odrębną część dotyczącą wspólnie uzgodnionego sposobu usunięcia wad, naprawy lub wymiany wadliwych elementów. Uzgodnienia te warto potwierdzić osobnymi podpisami, tak aby nie było wątpliwości, że stanowią zgodne oświadczenia stron, a nie wyłącznie zapis stanowiska jednej z nich.

Pobierz wzór protokołu czynności odbiorowych i inwentaryzacji robót

Dla wykonawców i zamawiających przewidzieliśmy uniwersalny wzór dokumentu, który można wykorzystać niezależnie od tego, czy druga strona ostatecznie przystąpi do czynności.

Formularz pozwala odnotować:

  • odbiór z udziałem obu stron;

  • jednostronne czynności odbiorowe;

  • inwentaryzację stanu robót;

  • stawiennictwo lub nieobecność drugiej strony, odmowę odbioru oraz odmowę podpisania protokołu.

W przypadku protokołu dwustronnego formularz przewiduje również odrębną rubrykę służącą utrwaleniu zgodnych ustaleń dotyczących sposobu i terminu usunięcia wad.

Formularz można dostosować do konkretnej umowy oraz rodzaju wykonywanych prac.

Pobierz protokół czynności odbiorowych i inwentaryzacji robót – PDF do wydruku

Autor: Marcin Pych – radca prawny
Kancelaria Radcy Prawnego EFEKT

Data pierwszej publikacji: 27 kwietnia 2015 r.
Aktualizacja merytoryczna: 18 października 2026 r.

© Marcin Pych. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny, został przygotowany bez znajomości okoliczności konkretnej sprawy i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.